Kaçırılan aramanın gerçek maliyetini hesaplamak

Her işletme sahibi kaçırılan aramaların kötü olduğunu bilir. Çok azı buna gerçekten bir rakam koymuştur ve bu rakam genellikle beklediklerinden daha büyüktür. İşte cevaplanmayan aramaların işletmenize ne kadar mal olduğunu hesaplamak ve bunun resepsiyon hakkında nasıl düşünmenizi değiştirmesi gereken basit bir çerçeve.

Temel formül

Müşteri rezervasyon geçmişinizden muhtemelen zaten bildikleriniz veya makul bir şekilde tahmin edebileceğiniz üç girdiden başlayın:

• Günlük kaçırılan aramalar, çalınıp hiç cevaplanmayan, sesli mesaja giden veya mesai saatleri dışında gelen aramalar.
• Dönüşüm oranı, cevaplanmış bilgi veya randevu talebi aramalarının ödeme yapan müşteriye dönüşme oranı.
• Müşteri yaşam boyu değeri (LTV), ortalama bir müşterinin sizinle olan ilişkisi boyunca getirdiği toplam gelir.

Günlük maliyet kabaca: kaçırılan aramalar × dönüşüm oranı × LTV. Aylık bir rakam için çalışma günleriniz ile çarpın ve işletme sahibinin dikkatini çeken sayı için yıl ile çarpın.

Pratik bir örnek

Bir kliniğin günde 6 arama kaçırdığını düşünün. Kabaca her 3 bilgi veya randevu talebi aramasından 1'inin hastaya dönüştüğünü ve bir hastanın uygulamayla olan ilişkisi boyunca 4.000 (kendi para biriminizle) değerinde olduğunu düşünün. Bu 6 × 0,33 × 4.000 ile, günde 7.900'e yakın yaşam boyu değer kaybına eşit olur; bu hesaplamaya o hastanın asla yaşama şansı bulamadığı tavsiyeler dahil değildir. Bunu bir aya yaydığınızda, birçok muayenehane için rakam altı haneli rakamlara ulaşır.

Manuel resepsiyonun gizli vergisi

Kaçırılan aramalar kaybın sadece görünen kısmıdır. Bunun altında daha sessiz bir tane vardır: telefonu cevaplamak için yüz yüze müşteri ile konuşan resepsiyonist, bekletilen arayanın basitçe kapattığı çağrı, hiç kimsenin görmediği veya hatta geldiğini bilmediği mesai saatleri sonrası gelen bir talep. Manuel resepsiyon, karşınızdaki kişi ile telefondaki kişi arasında sürekli bir değiş tokuş oluşturur ve her gün her iki taraf da biraz kaybeder.

"Her aramaları cevapla" matematiği nasıl değiştirir?

Yapay zeka resepsiyonistinin değeri, öncelikle insandan daha ucuz olması değildir. Asıl değer, bu ikilemi büyük ölçüde ortadan kaldırmasıdır: aramalar paketinizin sınırları içinde Arapça, Türkçe veya İngilizce yanıtlanırken ekibiniz önündeki işe odaklanmaya devam eder. Dönüşüm tarafındaki sızıntı durduğunda, müşteri kazanmak için zaten ödediğiniz yaşam boyu değer olması gereken yere ulaşır.

Kendi rakamlarınızı hesaplayın

Yukarıdaki formüle gerçek rakamlarınızı girin, endüstri tahminleri yerine kendi ortalamalarınızı kullanın. Aylık sonuç, kaçırılan aramaları önlemenin maliyetinden büyükse, karar genellikle kendini verir. Hala, paketinizin sınırları içinde aramaları yanıtlamak ve manuel resepsiyonun sessizce kaybettiği talebi yakalamak için tasarlanmıştır, her gün.